Construindo uma Empresa Automática

Todos aspiram a criar um estilo de vida abundante, mas a abundância difere da mera posse de dinheiro. O tempo é o nosso bem mais precioso e é um dos 8 Tipos de Liberdade. Como indivíduos, nos esforçamos constantemente para ser mais produtivos e ganhar mais tempo “livre”, organizando nossas agendas e coisas assim. No entanto, como empreendedores, temos de ascender a um nível mais elevado para melhorar a eficiência e os resultados do nosso negócio – e fazê-lo de uma forma que tenha um impacto positivo no nosso tempo pessoal não é uma tarefa simples.

Com base nisso, há alguns anos comecei a estudar e trabalhar (realizando experimentos e criando produtos relacionados) em como poderíamos fazer isso de uma forma agnóstica, simples e prática. Neste texto vou compartilhar algumas informações coletadas e um método de como você pode aplicar isso no seu negócio.

“Um homem é rico na proporção do número de coisas que pode deixar de lado.”

— Henry David Thoreau

Uma Era de Disrupção

A tecnologia tem crescido exponencialmente nas últimas décadas e a oferta de soluções e serviços baseados em tecnologia quase acompanhou esse crescimento. O crescimento tem sido tão significativo que muitas coisas estão sendo subutilizadas ou até têm potencial inimaginável para uso futuro, como Blockchain e Inteligência Artificial.

Por outro lado, o comportamento humano tem sido uma constante e não acompanhou este crescimento exponencial da tecnologia. Acredito que estamos agora no momento de testemunhar a intersecção destas duas marés, a exponencial versus a linear. O resultado será um ponto de ruptura: a tecnologia é tão difundida que se tornou praticamente invisível na vida quotidiana, e isto está a levar-nos a um momento que permitirá um novo salto para a raça humana.

Há milhares de anos, a agricultura revolucionou ao automatizar a produção de alimentos e consequentemente o nosso modo de vida. Não ter que passar o dia inteiro caçando e coletando alimentos nos permitiu passar esse mesmo tempo aprendendo e desenvolvendo coisas novas, tornando-nos médicos, engenheiros, programadores e até astronautas… Este ponto de ruptura nos permitirá explorar cada vez mais o que a vida tem de melhor. oferta, e isso nos levará consequentemente a um novo patamar, em todos os sentidos.

“O futuro já chegou, mas não para todos ao mesmo tempo”

Só para ilustrar tudo isso, em 2015 a Adidas anunciou que está construindo uma fábrica inteligente na Alemanha, que será 100% automatizada, utilizando robôs e impressoras 3D. A operação começou em meados de 2017 e a expectativa era produzir 500 mil pares de tênis por ano. Pelo contrário, outros exemplos incluem a Automattic (criadora do WordPress) que tem 100% de seus funcionários trabalhando remotamente espalhados por 50 países, e até a tradicional Whirpool (dona das marcas Brastemp, Consul e KitchenAid) adotou a prática do Home Office em América latina. Cada vez mais a tecnologia permitirá que tarefas mais complexas sejam executadas por robôs (físicos e digitais) e profissionais sob demanda.

Deixaremos cada vez mais de viver a vida das empresas, dos horários comerciais e das tarefas desnecessárias. Este novo patamar transformará qualquer empresa numa empresa de tecnologia, permitindo que uma parte cada vez maior das pessoas tenha a liberdade de trabalhar em qualquer lugar, mantendo as relações humanas enquanto o trabalho se torna o próprio estilo de vida – a automação será a nova agricultura!

A forma como trabalhamos está mudando

Além do avanço tecnológico, um dos outros problemas enfrentados pelas empresas atualmente é a crise global de escassez de mão de obra, que apesar de não estar muito clara no radar dos gestores. Esta crise já começou e para se ter uma ideia, no Brasil por exemplo, nos próximos anos será o país mais afetado por ela no mundo, com um valor negativo de -33% segundo Rainer Strack da Boston Consulting Grupo.

Até 2025, o Brasil poderá enfrentar um déficit anual de 159 mil desenvolvedores de software e profissionais de TI. A oferta de trabalho não acompanha a procura. Hoje, 30% de todo o tráfego de funcionários da RemoteOk (plataforma de trabalho remoto nº 1) vem do Brasil.

Alguns dados recentes:

• Está sendo 3 vezes mais difícil contratar, de acordo com empreiteiros.
• 84% das empresas, se não conseguissem contratar freelancers, teriam que atrasar ou cancelar projetos.
• 63% das equipes têm alguém que trabalha remotamente uma parte significativa do seu tempo.
• 9 em cada 10 contratados estão mais satisfeitos com as habilidades dos freelancers do que em tempo integral.
• A localização não importa: apenas 9% acham que precisam estar no mesmo escritório.
• Os freelancers representarão até 80% de toda a força de trabalho mundial até 2030.
• A força de trabalho autônoma gerou mais de US$ 1 trilhão por ano, constituindo uma parcela significativa da economia dos EUA.
• 63% dos CEO globais estão preocupados com a disponibilidade e a procura corporativa por trabalhadores independentes está a aumentar, de acordo com a PwC.
• Freelancing é um dos mercados que mais cresce no mundo.
• Cem (100) empresas Fortune 500 usam plataformas freelancers.
• 36% dos trabalhadores relataram que trabalharam como freelancers mesmo durante a pandemia – um aumento de 8% em relação a 2019.
• 58% dos não freelancers estão considerando trabalhar como freelancers no futuro.

Fontes: Hamann, T.K., Guldenberg, S., 2021), UpWork – Future Workforce Report 2017), Accenture Report /Yili Hong, PauI A. Pavlou, 2013).

Uma Metodologia de Liberdade e Eficiência

Tenho conduzido um estudo sobre o futuro do trabalho, não com uma visão futurista, mas com foco nas dinâmicas que envolvem tecnologia, pessoas e mercado, e qual o impacto que isso tem na execução, na produtividade e na colaboração em geral.

Estabeleci como missão trazer tudo isso de forma prática e aplicável, então com base neste estudo, desenvolvi uma metodologia de Automação Empresarial que chamo de “Execução Distribuída”. A metodologia de Execução Distribuída é mais do que apenas um conjunto de práticas; é uma mudança de mentalidade. Trata-se de encarar a redução de custos e a eficiência não como objectivos, mas como subprodutos de uma evolução operacional mais profunda. Ela defende independência operacional, escalabilidade e foco nos valores essenciais do negócio. É o caminho para transformar o seu negócio num ecossistema autossustentável onde os erros humanos são minimizados e o potencial é maximizado.

As recompensas do pioneirismo com execução distribuída

• Eficiência de custos e agilidade: Simplifique as operações e reduza as despesas gerais, conseguindo mais com menos.
• Independência Operacional: Minimizar o fator “Eu”, promovendo um negócio que prospera com base nos seus processos e não apenas nas suas pessoas.
• Amplificação do valor de mercado: Aumente o valor da sua empresa adotando modelos operacionais com visão de futuro.
• Soluções escalonáveis para força de trabalho: crie uma força de trabalho flexível e robusta, pronta para enfrentar os desafios de um mercado dinâmico.
• Foco no negócio principal: Liberar recursos vitais para se concentrar na inovação e nas competências essenciais.
• Redução de erros: minimize o erro humano com automação sofisticada.

Um novo ciclo para uma nova era

O ciclo de execução da Execução Distribuída é uma trindade de planejamento, execução e melhoria. Começa com uma auditoria abrangente do estado atual, preparando o terreno para uma sinfonia de processos e tarefas automatizados. A execução é uma dança dos melhores jogadores – sejam eles humanos ou robóticos – cada um trazendo suas habilidades únicas para a mesa. E melhoria é o refinamento contínuo, a busca incessante pela excelência por meio de dados, análises e inovação.

Planejamento

Nesta etapa é levantado o contexto atual da empresa, suas metas e objetivos, e a definição do seu Propósito Organizacional.

Após esse levantamento inicial, também são criados os canais/departamentos*, e seus processos e tarefas relacionados.

[*] O nome canal é utilizado neste caso porque o fluxo de comunicação de tarefas e processos está relacionado ao departamento.

Executar

Na execução, os processos são divididos em tarefas e essas tarefas são executadas pelo melhor jogador disponível naquele momento. Isso é feito tendo como base o Currículo Funcional de cada jogador (nada mais que um resumo acionável com as competências de cada um), esse colaborador pode ser um funcionário interno, um trabalhador sob demanda, ou até mesmo bots (que executa tarefas específicas ).

Melhorar

Nesta fase, os objetivos e metas são confrontados com os números atuais através de relatórios e de um Dashboard (várias aplicações online podem fazer este trabalho). De acordo com

a cada modelo de negócio são criados prazos para a execução dessa tarefa, além de outras coisas como gargalos em processos e outros tipos de ineficiências. Feito isso, volta-se à etapa inicial de Planejamento e as melhorias são incrementadas continuamente.

Os 5 Pilares da Execução Distribuída

A metodologia introduz um ecossistema construído sobre cinco pilares, cada um deles uma pedra angular na construção de um negócio resiliente e ágil, pronto para o futuro, e no aumento da independência operacional e numa melhor execução.

1. Informação: Documentos, bases de dados, formulários e dados inteligentes (Big Data, por exemplo).
2. Comunicação: As veias e artérias da organização, pulsando com mensagens diretas e departamentais e notificações centralizadas de fluxo de trabalho.
3. Processos: Padronização, melhoria e automação contínua e fragmentação de tarefas para os melhores players (Core team, freelancers e Bots).
4. Jogadores: unam os pontos fortes das equipes internas e dos talentos sob demanda, como freelancers, ao lado de bots e IA.
5. Conexões: Interligar parcerias comerciais e tecnológicas, otimizando canais de entrada e saída.

Automate Score

O Automate Score, métrica única dentro da metodologia, mede o nível de automação e independência operacional do seu negócio. Essa pontuação fundamental varia de 1 a 10, refletindo o quão bem sua empresa se adapta à moderna tapeçaria de trabalho.

A independência operacional tem um papel crucial, aliás, impacta diretamente na valorização do seu negócio (para quem pensa em vender o seu negócio é muito interessante trabalhar esse ponto). Além disso, traz indiretamente redução de custos e ganho de produtividade.

Algumas perguntas para pensar e melhorar sua pontuação automatizada:

• Quanto do seu negócio depende da presença física?
• Qual é o grau de independência dos seus processos?
• Quais processos podem ser automatizados?
• Quais processos ou tarefas podem ser excluídos?
• Quais tarefas podem ser fragmentadas e distribuídas?
• Quais tarefas podem ser realizadas por robôs?

Obs: a metodologia começou a ser desenvolvida em 2015. É incrível ver as mudanças que aconteceram desde então; o quanto mudou, ainda mais acelerado pelo contexto da pandemia em 2020, e ao mesmo tempo, algumas coisas nem tanto. O que ficou claro para mim é que tudo isso é um processo, e cada coisa amadurece no seu tempo, mas a transformação e o impacto nas formas de trabalhar serão inevitáveis – muitos já puderam sentir isso no dia a dia usando o ChatGPT e outras ferramentas de IA e automação como Zapier, por exemplo.

Por Regy Andrade